Si quieres saber cuáles son las obligaciones y deberes con naturaleza contable y fiscal que tienen las empresas portuguesas, sigue leyendo. Destacaremos las normas y reglamentos que están en vigor y que debes tener en cuenta en tu empresa en el país vecino. Comencemos.
En primer lugar, hay que dejar claro que las empresas portuguesas están obligadas a mantener todos sus registros contables en el idioma portugués y también deben estar organizados dentro de su sistema de normalización contable.
Las transacciones que realice una empresa portuguesa han de quedar reflejadas debidamente en las cuentas, junto con los justificantes originales y las facturas recibidas. Toda la documentación tiene que cumplir estos requisitos y contener la información prevista en la Directiva 2010/45/CE.
Además, los libros de cuentas estarán bajo la responsabilidad de un contable, que a su vez será miembro de la Cámara de Censores Jurados de Cuentas o Câmara de revisores oficiais da contas. Es importante saber que la ley portuguesa exige que todos los documentos contables se mantengan en el país.
Las facturas también tienen de cumplir unas normas contables específicas y su formato no puede ser simplemente el resultado de un procesador de texto por defecto. Las facturas portuguesas deberán emitirse mediante un programa informático concreto de facturación (existe una expresión portuguesa para esta ocasión denominada «Processado por computador») y estar acreditadas por las autoridades fiscales competentes.
Las facturas deben indicar la fecha, estar numeradas secuencialmente y contener:
Las facturas se emitirán hasta el 5º día hábil siguiente del momento en que el IVA es adeudado (cuando los bienes o servicios son puestos a disposición del adquirente) y deben ser emitidas, al menos, por duplicado. En aquellas prestaciones de los servicios tributables en territorio de otro Estado miembro de la Unión Europea, las facturas tendrán fecha hasta el 12º día del mes siguiente a aquel en el que se adeuda el impuesto.
Debemos que recordar que el incumplimiento de estas normas puede acarrear la aplicación de multas específicas.
El registro de rendición de las cuentas es obligatorio en el respectivo registro mercantil y puede realizarse hasta el 15º día del séptimo mes posterior a la fecha de finalización del ejercicio económico, es decir, en principio hasta el día 15 de julio.
Aquellas sociedades que, durante dos años consecutivos, no hayan procedido al registro de la rendición de cuentas como se pide, se expondrán a la disolución y liquidación de la empresa.
Todas las actividades de las empresas portuguesas deben estar reflejadas en una o varias cuentas bancarias exclusivamente vinculadas a la actividad que desarrollan. Así como las transacciones referentes de aportaciones de capital, los préstamos o adelantos a socios, o cualquier otra transacción a favor de las empresas, tendrán que realizarse a través de dichas cuentas.
Los pagos de facturas cuyo importe sea superior a 1.000 € deberán cumplirse por métodos de pago que permitan identificar al destinatario, especialmente en cheques nominativos o transferencias bancarias. Además, hay que tener en cuenta que los bancos portugueses solicitarán siempre una copia de los documentos de soporte relativos a las transacciones superiores a 12.500 €.
Las compañías o negocios que practiquen con carácter principal una actividad comercial, industrial o agraria, al igual que los no residentes con un establecimiento estable dentro del territorio portugués, deberán abonar sus impuestos (os dejamos una guía sobre los impuestos portugueses. Ver el enlace aquí) en tres pagos a cuenta. Estos tendrán vencimiento en julio, septiembre y hasta el 15 de diciembre del mismo año.
Estas retribuciones se calculan en función del impuesto liquidado durante el periodo arancelario anterior al que se deban realizar dichos pagos netos, y de la deducción en las retenciones que haya habido en origen y no sean susceptibles de compensación o reembolso.
Los pagos a cuenta de las sociedades, en las cuales su volumen de negocio durante el periodo impositivo anterior a realizar dichos pagos, sea igual o inferior a 500.000€, corresponden a un 80% del importe del impuesto liquidado ese mismo año, y estará repartido en tres cantidades iguales. Si la cifra es superior a 500.000 €, los pagos a cuenta corresponden en ese caso, al 95% del importe del impuesto, también repartido en tres importes iguales.
Si los pagos no se realizan en los plazos concertados, en ese mismo momento se procederá al cálculo de intereses compensatorios.
Aquellas empresas que adquieran deudas fiscales o no hayan cumplido el plazo legal de sus obligaciones declarativas, estarán sometidas a un pago especial a cuenta. Este pago especial podrá ser abonado únicamente en el mes de marzo o fracturarse en dos pagos, uno será el marzo y el otro en octubre del mismo año concerniente.
El importe del pago especial a cuenta será igual al 1% del volumen de negocio relativo al periodo impositivo anterior, con un límite mínimo de 850€. En el momento en el que se supere este límite en más de un 20% de la parte excedente, o con un importe máximo de 70.000€, se deducirá el importe calculado durante periodo impositivo anterior.
En el supuesto caso de cese de la actividad durante el mismo periodo impositivo, o bien hasta el 6º periodo impositivo posterior del pago especial a cuenta, la parte que no pueda haberse deducido en los términos indicados, será reembolsada mediante la solicitud del sujeto pasivo. Dicha solicitud deberá ser presentada en los 90 días posteriores al del cese de la actividad.
Las sociedades anónimas (S.A.) y las sociedades de responsabilidad limitada (Lda.) están obligadas por ley a solicitar una auditoría de sus cuentas por un auditor legal, como vimos anteriormente debe ser un miembro de Câmara de revisores oficiais da contas (ROC).
Esta auditoría es obligatoria siempre y cuando se cumplan dos de las tres siguientes condiciones al menos durante 2 años consecutivos:
Todas las empresas con sede en Portugal están obligadas por ley a la elaboración de un minucioso inventario e informar a las autoridades tributarias correspondientes de la cantidad exacta de bienes existentes que hay en su inventario a fecha del 31 de diciembre. El informe con toda la documentación requerida puede ser enviado digitalmente hasta el 31 de enero del año siguiente como máximo, mediante un archivo de características y estructura ya predefinidas.
En el caso de que en la empresa hayan ocurrido pérdidas, o se haya registrado un cambio de titularidad de más del 50% del capital social, deja de ser aplicable la posibilidad de deducción.
Exceptuando el caso en que se reúnan algunas de las siguientes condiciones:
En estos casos especiales y mediante requerimiento de la Autoridad Tributaria y Aduanera, puede ser autorizada la no aplicación de las anteriores excepciones.
En Portugal existen el Fondo de Compensación de Trabajo o FCT, el Fondo de Garantía de Compensación de Trabajo o FGCT y el Mecanismo Equivalente o ME (todos recogidos en esta página web).
Son fondos destinados a asegurar el derecho de los trabajadores y a que puedan recibir la mitad del valor de la compensación adeudada en caso de cese del contrato laboral. Si en el momento del cese, el empleador no realiza ningún pago de la compensación, el FGCT pagará al trabajador, cuando éste lo solicite, la mitad de la compensación adeudada.
La creación de estos fondos conllevó nuevas obligaciones declarativas y contributivas, para las entidades empleadoras en las relaciones laborales iniciadas tras el 1 de octubre de 2013.
La adhesión al Fondo de Compensación de Trabajo debe ser registrada por el empleador en el portal www.fundoscompensacao.pt en el momento en que se contrata el primer trabajador.
Los datos de identificación del empleador, del trabajador y del contrato laboral, se comunicarán obligatoriamente junto con las modificaciones si las hubiera, en el portal anteriormente mencionado en un plazo de cinco días antes del inicio en que se formalicen los respectivos contratos y se comience la jornada laboral.
Si existen claros indicios de que una empresa ya no tiene actividad, a pesar de que permanezca jurídicamente existente y lícita en Portugal, el Estado podrá iniciar un procedimiento de disolución y liquidación administrativa de manera inmediata. Con esta medida se promueve un tejido empresarial competitivo.
Las empresas portuguesas deberán presentar su declaración de fin de actividad en el plazo de 30 días a partir de la fecha del cese.
Es importante conocer que, en el momento de la liquidación de la empresa, los socios tienen la obligación de designar a un depositario de todos los libros, documentos y otros informes de contabilidad, y que a su vez deberán ser conservados durante al menos un plazo de cinco años.
En el momento en el que se registra la liquidación o cese de la actividad empresarial, tiene que indicarse obligatoriamente un representante con residencia en Portugal, para la comunicación fluida en cuestión de los servicios administrativos tributarios.
Si tienes cualquier duda sobre las obligaciones con la Hacienda portuguesa, te invitamos a ponerte en contacto con nosotros a través del correo electrónico info@connectionsportugal.com
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